Offertes maken is leuk werk!
Puzzelen met reisschema’s, of dat nu per vliegtuig, bus, trein of auto is, hotels zoeken, een programma maken dat klopt qua tijdschema maar dat ook aantrekkelijk en afwisselend is. Ik vind het heerlijk.
Voordat ik aan een offerte begin, heb ik altijd een uitgebreid gesprek met de relatie. Om uit te zoeken wat hun wensen zijn, wat hun verwachtingen zijn, wat men wenst te investeren in een reisprogramma. Ik probeer altijd zo veel mogelijk te inventariseren om een reisvoorstel te maken dat zo goed mogelijk aan de wensen voldoet.
Voor zo’n offerte ben ik niet de enige die aan het werk is. Vervoerders berekenen een prijsvoorstel, diverse hotels checken de mogelijkheden en geven prijzen door, lokale agenten werken mee om een attractief programma op te stellen en checken locaties op beschikbaarheid, restaurants worden benaderd en lokale gidsen krijgen een telefoontje en zijn standby voor het geven van informatie. Al met al gaat er in een offerte een flink aantal uren zitten en dat is allemaal geheel vrijblijvend. Vanzelfsprekend.
Natuurlijk mag een relatie meerdere offertes opvragen bij diverse bureaus! Vergelijken is goed en soms ook aan te bevelen. En het is ook heel gebruikelijk dat je na een eerste offerte nog wat aanpassingen doet aan het voorstel om zo nog beter aan de wensen van de relatie te voldoen. Allemaal vrijblijvend uiteraard. En dat hoort zo.
Voor vaste relaties ga ik nog een flinke stap verder en werk ik zonder moeite enkele voorstellen uit zodat ze kunnen kiezen uit een paar bestemmingen. Ik weet dat ze loyaal zijn en dat het werk niet voor niets zal zijn.
Echter, soms wil een relatie, na ontvangst van een offerte en enkele aanpassingen van het reisvoorstel, toch weer een geheel nieuw voorstel voor een andere bestemming.
Omdat een concullega daar ook een voorstel voor heeft gestuurd. Of omdat de mede bestuursleden toch liever naar een andere stad gaan.
Appels kun je nu eenmaal niet vergelijken met peren.
Het kan nog erger, de relatie bedankt je voor de offerte en later hoor je dat men alles zelf geregeld heeft met jouw informatie als betrouwbare bron.
Het hoort er allemaal bij. You win some and you loose some. All in the game.
Maar hoeveel ‘vrijblijvende’ offertes zou je als reisorganisatie moeten uitwerken voor één relatie?
Hoever ga je in je flexibiliteit?
Zouden wij niet een acceptabel bedrag aan administratiekosten mogen vragen voor een volledig uitgewerkte offerte, een bedrag dat als aanbetaling kan worden gezien als de reis doorgaat?
Wie durft dit aan?
Ik heb het gedaan….. na het sturen van een voorbeeld reisvoorstel en een volledig uitgewerkte offerte heb ik geld gevraagd voor nog een nieuw te maken reisvoorstel.
Tot op heden niets meer van betreffende relatie gehoord……..
Ben gelukkig lekker druk met voorstellen uitwerken die wel doorgaan.
Door grenzen te stellen……….maak je ruimte!